プライバシーポリシー

メルアシスト（MeruAssist）

1. 基本方針

カトーテック合同会社（英文表記：Kato Information Technology Co., Ltd.、法人番号 6120003025679。以下「当社」）は、メールAIアシスタント「メルアシスト」（以下「本サービス」）の提供にあたり、利用者のメールという極めて機微な情報を取り扱います。当社は、この情報を利用者ご自身のために処理する目的でのみ用い、広告配信、プロファイリング、モデルの学習には一切利用しません。

当社は「必要なものだけを、必要な期間だけ保持する」ことを設計の原則としています。とりわけ、メールの本文および添付ファイルの実体を当社のサーバーに保存しません。ただし、一覧画面の表示のために、件名および本文の冒頭200文字を暗号化して保存します（第2-1章）。

また、当社は電気通信事業法に基づく届出を行った電気通信事業者であり、同法第4条に定める通信の秘密を厳格に保護します。

2. 取得する情報

2-1. メールから取得する情報

保存しない情報：メール本文（前記の冒頭200文字を除きます）および添付ファイルの実体は、当社のサーバーに保存しません。処理のために一時的に取得し、処理の完了後ただちに破棄します。検索結果の表示や添付ファイルのダウンロードの際は、その都度、利用者のメールサーバーから取得します。

一覧表示用の断片について：メールの一覧画面を表示するために、件名と本文の冒頭部分を保存しています。これを保存しないと、画面を開くたびに多数のメールを利用者のメールサーバーから取り直すことになり、実用に耐えないためです。この断片は利用者ごとに異なる鍵で暗号化して保存し、復号は利用者ご自身の操作による場合に限られます。当社の従業者がその内容を閲覧できる状態にはありません。復号の要求は記録し、異常な頻度の要求を検知する仕組みを設けています。

検索用データについても、元となるメールに含まれる情報の性質を踏まえ、個人データと同等の安全管理措置を講じます。

2-2. アカウントに関する情報

決済に用いるクレジットカード番号は、決済代行会社が直接取得し、当社は保持しません。

3. 利用目的

1. メールおよび添付ファイルの検索を行うため
2. メールの内容を要約するため（オプション機能。上位プランでのご提供）
3. 迷惑メールおよび広告メールを判定し、指定のフォルダへ移動するため（オプション機能）
4. メールから予定を抽出し、利用者が指定したカレンダーへ登録するため（オプション機能）
5. 契約の管理、料金の請求、問い合わせへの対応のため
6. お試し利用が同一のメールアカウントで繰り返し行われることを防ぐため
7. 不正利用の検知、障害の調査のため
8. サービスの利用状況、エラー情報その他メールの本文を含まない情報を用いた、サービス品質の維持・改善のため

行わないこと：広告の配信および広告目的での第三者提供、利用者の同意のないプロファイリング、生成AIモデルの学習への利用。

4-1. 通信の秘密と利用者の同意

メールは通信の秘密により保護されます。当社が利用者のメールの内容を取り扱うのは、利用者ご本人の同意に基づき、ご本人のために処理する場合に限られます。

当社は、次の機能ごとに個別の同意をいただきます。包括的な同意はいただきません。

1. メールの検索および添付ファイルの検索（本サービスの基本機能）
2. メールの内容の要約（オプション機能。上位プランでのご提供）
3. 迷惑メール・広告メールの判定と移動（オプション機能）
4. 予定の抽出とカレンダーへの登録（オプション機能）

同意はいつでも撤回できます。撤回された時点で、当該機能に関する新たな処理を開始せず、待機中の処理を取り消します。技術的に中止できない処理については、その結果を保存せず、利用もしません。

各機能において当社が行う処理は、メール本文および添付ファイルの内容の読み取り、検索用データ（ベクトル）の生成と保存、内容の要約、ならびにAI処理のための委託先への送信を含みます。同意を求める画面では、これらを利用者が認識できる形で説明します。

通信の秘密に係る情報について新たな取扱先を追加する場合（AI事業者の追加・変更など）、当社は原則として再度の同意を取得します。処理を開始する前に、再同意の要否を確認します。

4-2. メールに含まれる第三者の個人情報

本サービスが取り扱うメールには、利用者ご本人以外の第三者に関する個人情報（送信者・受信者のメールアドレスおよび氏名、署名欄の連絡先、本文や添付ファイルに登場する方の情報など）が含まれる場合があります。また、健康状態その他の要配慮個人情報が含まれる可能性を否定できません。

当社は、これらの情報を利用者ご本人のための処理に必要な範囲でのみ取り扱い、それ以外の目的では利用しません。当社は、利用者から当該メールの取扱いの委託を受けて処理を行う立場にあり、利用者は、当社に対しメールを処理させることについて必要な権限を有していることを表明するものとします。

5. 第三者への提供と委託

当社は、法令に基づく場合を除き、利用者の情報を第三者に提供しません。サービスの提供に必要な範囲で、以下の事業者に取扱いを委託しています。

Anthropic PBCについて：同社のAPIに送信された入力および出力は、同社の標準的なデータ保持方針に基づき、原則として受領または生成から30日以内に削除されます。ただし、同社の利用ポリシー違反の疑いが自動検知された場合や法令上必要な場合には、より長期間保持されることがあります。同社は、当社が利用する商用APIの入力・出力を、当社との別段の合意がない限り、生成AIモデルの学習には利用しません。

6. 外国にある第三者への提供

本サービスは、AIによる処理のため、メールの本文および添付ファイルのテキストを米国のAnthropic PBCへ送信します。また、プッシュ通知の配信のため、端末識別子および通知の配信に必要な情報を米国のApple Inc.およびGoogle LLCへ送信します。通知には固定の文言のみを用い、メールの本文・件名・送信者に関する情報は送信しません。米国は、個人情報保護委員会規則により我が国と同等の水準にあると認められた個人情報保護制度を有する外国として定められた国には含まれていません。そのため、当社は次の措置を講じます。

1. 各委託先との契約、利用規約その他の法的枠組みにより、個人情報保護法に基づき当社が講ずべき措置に相当する措置の実施を確保すること
2. 送信するデータを各委託先の処理に必要な範囲に限定するとともに、各委託先における取扱いについて、契約、利用規約その他の法的枠組みに基づき必要な措置を確保すること（Anthropic PBCにおける保持期間は第5章に記載のとおりです）
3. 利用者からの求めに応じ、当該外国の制度および各委託先の措置に関する情報を提供すること

7. 保存期間と削除

上記のうち本番環境からの削除について記載した各項目について、バックアップに含まれるデータは、バックアップの世代更新に伴い30日以内に消去されます。そのため、本番環境からの削除後、最大30日間はバックアップ内に残存します。解約に伴う削除の場合、本番環境からの削除までに最大30日を要することとあわせて、バックアップ内には解約日から最大60日程度残存することがあります。

8. 安全管理措置

8-1. 組織的措置

1. 本番環境のデータへの人的アクセスを原則として禁止し、障害対応等の例外時は申請と二名以上の承認を必要とし、全操作を記録します
2. 個人データの取扱状況を記録し、定期的に点検します
3. 漏えい等が発生した場合の報告体制および連絡手順を定めています

8-2. 技術的措置

1. メールサーバー接続情報は、利用者ごとの鍵で暗号化したうえで、当該鍵をさらに鍵管理サービスの鍵で暗号化して保管します。復号できるのは同期処理を行う特定の機能のみです
2. 通信はすべて暗号化します（TLS）。保存するデータも暗号化します
3. 利用者ごとにデータを分離し、他の利用者のデータへ到達できない構造としています
4. データは国内のデータセンター（株式会社カゴヤ・ジャパン）に保管し、バックアップは当社が国内で自ら管理するサーバーへ暗号化して保存します。バックアップの保管を外部の事業者へ委託することはありません
5. メール本文および添付ファイルは処理用のメモリ上でのみ展開し、記憶装置に書き出しません（一覧表示用の断片を除きます。断片は暗号化して保存します）

8-3. 外部からの検証

1. 第三者による脆弱性診断を年1回実施し、結果の概要を公表します
2. IPA「SECURITY ACTION」の宣言を行っています

9. 利用者の権利

利用者は、当社が保有する自身の個人データについて、法令の定めに従い、開示、訂正、利用停止、削除、第三者提供記録の開示等を請求することができます。本サービスでは、これらの多くを画面上の操作で完結できるようにしています。

画面上の操作によらず開示等の請求をされる場合は、privacy@meruassist.comまでご連絡ください。当社から、ご本人であることを確認するために必要な手続をご案内します。開示等の請求に係る手数料は無料です。

請求の窓口は第12章のとおりです。当社は、請求を受けてから〔2〕週間以内に対応します。

10. 外部送信に関する公表

本サービスのアプリおよびウェブサイトは、利用状況の記録および障害情報の収集を、当社が自ら運用するサーバー（国内）でのみ行い、外部の解析事業者や広告事業者へは送信しません。

なお、当社自身のサーバーへの送信についても外部送信規律上の「外部送信」に該当し得ますが、本サービスの提供のために真に必要な情報の送信等については、確認機会の付与が不要となる場合があります。当社は、実装完了後に送信情報ごとの適用関係を確認のうえ、本章の記載を確定します。

当社が収集する情報と利用目的は次のとおりです。

11. ポリシーの変更

当社は、本ポリシーを変更する場合、変更後の内容を本サービス上に掲示します。利用者の権利に重大な影響を及ぼす変更を行う場合は、30日前までに登録されたメールアドレスへ通知します。

12. お問い合わせ窓口

お問い合わせの内容によっては、確認のため折り返しのご連絡に数日いただく場合があります。